HR如何做好会议管理

会议是现代企业管理的一种重要手段，很多企业在实际工作中，或多或少都要召开会议。但是，有些企业热衷于天天开会，有事没事就开个会，甚至占用员工休息时间开会，长此以往，员工身心疲备，管理层怨声载道，工作热情降低。说到底，每天高频律的无效会议会令人感到苦不堪言，久而久之只会降低员工士气。那么HR应如做好会议管理工作？           一、首先了解熟悉议题/议程、下发会议通知、拟定主持稿1.会议前工作准备。会议场地、卡座、会议设备（投影仪、笔记本电脑、麦克风、录音笔、电源检查、摄相机、视频会议还要检查下视频的连接系统）、饮用水（瓶装、杯装）、会议签到表、纸笔等；2.提前获悉内容大致内容。提前了解会议主题、议程及大致内容。明确会议主题内容，搜集相关资料数据整理成会议主持稿（导语、过渡语、结束语3部分组成），在每个时间节点上做相应的过度补充，避免导入下一个议题进过于生硬。3.会议通知、议题/议程、相关资料等提前发放给所有参会人，每个人必须阅读完会议资料，明白开会主题，防止会议跑偏，以及会议要处理的事情，开会处理的问题必须每一位参会人明确。4.开场白。无论会议的大小，开场白必不可少。开场白一般要求简洁、精练，与会议主题相关。接下来引入导语部分，简洁扼要介绍会议议程、与会要求。5.归纳要点，重复要点。会议主持，除了起到穿针引线、承上启下的作用外，还要重复会议之精华，强调会议重点。二、学会控制会议现场各种局面1.控制好会议时间。会议的总时间是有限的。一场讨论会议时长一般为2小时内，有些部门因为工作上某个问题进行激烈争论，无休无止，主持人不能听之任之，如果问题不能通过会议得出结论的，应记录下来，会后另行组织有关小组专项研究讨论。2.避免出现“拖会”。会议结束时间未到，会议内容基本谈完。这时会议主持人可随机应变，可让现场与会者相互交流，讨论未解问题。会议临近结束，会议议题未完，这个会议主持人可提醒发言人尽量精简、缩短会议内容，避免“拖会“。3.控制会议纪律，维持会场秩序。开会前提醒参会人员手机调至震动或静音模式；开会时总有人进进出出会场，或接电话，或交头接耳，影响会议正常进行，主持人应及时提醒并处理，维护好会场秩序。4.客观对待会议发言。会议主持人，对与会者发言内容应保持中立，协调发言，不应带个人主观色彩。议程未结束前，不能让与会者自由发言，避免议程顺序乱了。三、会议结束语言简意赅，不要过多重复与?嗦一般情况下，在会议结束前5-10分钟，主持人会过渡总结一下会议主要内容。快速梳理会议发言人重点讲话，加深与会者对会议内容印象。另外请示最高领导对会议的指示及补充，如果没有，则可散场。并引导与会者散会后的其他事项，诸如参观公司内景、外出参观、就餐事宜。四、会议结束后续工作会议结束，并非真正的结束。接下来还有会议记录、会议纪要、新闻稿要发布。以及会议上决策事项的催办及落实工作。1.整理会议记要、会议纪要。有些公司需要详细的会议记要、会议纪要，按年号/编号存档，那么HR可以详细的会议记录中摘要内容，精炼会议纪要，下发各与会人员知晓。重要会议纪要还需要与会者亲笔签收。2.编写新闻稿。召开重大会议，除了整理会议记录和会议纪要以外，还要编写新闻稿，配上会议相关图片，上传至公司网站、企业微信公众号，以此起到文化宣传作用。3.会议上决策事项的催办及落实工作。如果仅仅是开个会，开完会宣传下，而没有人去落实，那么就达不到开会的效果。会议上布置的工作和任务，要有专人按照会议上要求的时间节点去催办，去落实，到了约定时间后，要有验收和通报，这样才能起到会议的真正作用。那么该如何做，才能让会议的效用发挥到最大呢？要遵循以下六大原则：一、要按对象分召开会议的次数，总体来说要少而精，但也不能一刀切。具体召开会议的次数，要根据不同的情况、不同的岗位、不同的层级来定。二、要短而高效总之，别把时间耗费在那些无谓的开会上，能用一句话说完的，就别用两句话。所以，公司的会议时间的设置，尽量往时间短里设置。如何做到高效呢？最重要的是，要有议题。开会要有一个目的，目的就是要解决什么问题。然后围绕要解决的问题谈建议、谈看法、谈解决方法，其他的废话少说。三、要有决策人在没有决策人的会议尽量不要开。因为没有决策人的会议，很可能是无效的。当然，如果需要各部门先总结出一个方案或者对策来汇报给决策人，也可以先开个碰头会议，建议简明扼要，做好记录，达到目的就散会。开会不能流于走形式，必须解决问题，问题必须当场表决拍板，参会人员都是能管事的人，务必确保会议能解决具体问题，提高开会效率。四、不要期望靠会议来解决问题在很多人的观念里，出问题，开会！要沟通，开会！要布置任务，开会！开会永远是最后的选择！优秀的管理者要学会把带有规律性的问题找出来，设计一套规则与政策来解决反复发生的问题。有了规则与政策，未来就靠这些规则与政策来解决大多数问题。五、一定要有跟踪有些会议非开不可，那开了就要有结果，有结果就一定要跟踪。没有跟踪的会议，又白开了！所以，开会的时候，要有会议纪要，会后，要发给相关参会人员，同时，对在会上要求完成的事项，要有责任人，要有完成时间，到时间后，要有验收和通报等。六、要有时间观念会议时间的安排，要么在上班前，要么下班后，尽量不要安排在中间。开会前，要预估好结束的时间，尽量在规定的时间内结束，以免耽误大家的工作或休息时间。其实，一家公司的会议文化，绝大多数都是由老板决定的。也许老板有自己的看法，但你作为HR，可以参照以上原则，试着去跟老板沟通，看看能否说服老板。